Несколько советов по этикету электронной почты для клининговых компаний

 

За последние несколько лет использование электронной почты резко возросло, и, хотя это трудно поверить, мы используем электронную почту больше, чем все другие способы связи. Точное количество электронных писем, отправляемых ежедневно, неизвестно — оценки варьируются от 2 миллиардов до 170 миллиардов — и это каждый день! Что значат для вашего клинингового бизнеса все эти электронные письма, идущие туда-сюда?

Во-первых, многие из ваших клиентов захотят узнать ваш адрес электронной почты. . Если у вас есть веб-сайт, вы должны иметь электронную почту с названием вашей компании. Проконсультируйтесь с вашим веб-дизайнером или хостинговой компанией. Если у вас нет веб-сайта, вы можете создать корпоративную электронную почту.

Если у вас есть деловая электронная почта, важно помнить, что написание «правильного» делового электронного письма поможет вам сохранить профессиональный имидж. Если вы отправляете электронные письма, полные грамматических ошибок, неправильных знаков препинания и аббревиатур, у вас может сложиться впечатление, что вы не заботитесь о своих клиентах. Или, что еще хуже, вы можете создать впечатление, что если вы неаккуратны с электронной почтой, вы должны быть такими же, когда дело доходит до уборки их дома.

Ниже приведены несколько советов по этикету электронной почты, которые помогут сохранить деловую переписку на профессиональном уровне:

• Всегда используйте строку темы и убедитесь, что в ней четко указано, почему вы отправляете электронное письмо. Если вы не сообщите своему клиенту, почему вы отправляете электронное письмо, он может просто нажать кнопку удаления, думая, что электронное письмо является спамом.
• Ограничьте свое электронное письмо одной идеей и делайте свое электронное письмо коротким и по существу. Сначала размещайте самую важную информацию.
• Пишите электронную почту так, как если бы вы писали короткое письмо своему клиенту. Используйте правильную пунктуацию, орфографию и грамматику. Обязательно используйте полные предложения и разбивайте сообщения на абзацы. В большинстве программ электронной почты есть средство проверки орфографии; используйте его, но помните, что программа проверки орфографии не знает разницы между некоторыми словами, такими как «тоже» и «два».
• При написании электронных писем вы не хотите показаться холодным и непрофессиональным. Используйте дружелюбный тон и пишите так, как будто вы разговариваете с клиентом лицом к лицу. Избегайте использования всех заглавных букв — это считается «кричащим».
• В каждом электронном письме, которое вы отправляете, обязательно указывайте все свои основания, потому что электронная почта не всегда является самым быстрым способом общения. Электронное письмо может лежать в чьем-то почтовом ящике в течение нескольких дней или недель! Если вы отправляете электронное письмо, чтобы ответить на вопросы клиента, убедитесь, что вы ответили на каждый вопрос подробно, иначе вы можете переписываться по электронной почте туда и обратно, пока не ответите на все вопросы и опасения клиента.
• Используйте обычный текст при написании деловой электронной почты. Не используйте HTML, причудливые шрифты или цвета, которые трудно прочитать. Также избегайте использования движущейся графики или фотографий и изображений, не относящихся к теме электронного письма. Если вы не очень хорошо знаете человека, избегайте использования смайликов — вы знаете, эти маленькие рожицы со скобками и двоеточиями :-). Вы можете оскорбить читателя вашего электронного письма или, в зависимости от его опыта работы с компьютером, он может не понять, что вы пытаетесь передать.
• При переписке туда и обратно вырежьте области электронного письма, которые больше не нужны. Отправьте обратно только ту часть сообщения, на которую нужно ответить.
• Своевременно отвечайте на свое письмо. Теперь у людей сложилось мнение, что использование Интернета происходит мгновенно, и они хотят быстрого ответа на свою электронную почту.
• Всегда обязательно заканчивайте электронное письмо своим именем и используйте строку для подписи. Программы электронной почты позволяют устанавливать разные подписи для разных целей. Для вашей деловой электронной почты вы можете включить свое полное имя, название компании, номер телефона, слоган вашей компании и ссылку на ваш веб-сайт.
• Установите письменные правила электронной почты для ваших сотрудников. Если это бизнес компании, вы всегда хотите выглядеть профессионально. Убедитесь, что все ваши сотрудники знают, чего вы ожидаете, когда они отправляют электронное письмо, касающееся бизнеса компании.
• Использование электронной почты может быть отличным способом общения, но бывают случаи, когда снять трубку или провести личную встречу — лучший способ донести свое сообщение. Вам нужен немедленный ответ на вопрос? Затем возьмите телефон и позвоните своему клиенту. Некоторые люди отвечают на их электронную почту немедленно, в то время как другие могут ждать несколько дней. Кроме того, вы никогда не знаете, когда у кого-то могут возникнуть проблемы с компьютером, а электронная почта либо задерживается, либо теряется в киберпространстве.

Является ли проблема слишком сложной или слишком деликатной для обсуждения по электронной почте? Ваш клиент спрашивал, почему что-то не было сделано к его удовлетворению? Поднимите трубку и поговорите с ними или договоритесь о личной встрече, чтобы объяснить, почему, или сообщить им, как вы исправите ситуацию.

Помните, электронная почта не является частной. Другие стороны могут читать, пересылать и даже перехватывать ваши электронные письма. Были времена, когда электронные письма вызывались в суд для использования в судебных процессах. Если вы пишете конфиденциальное электронное письмо или что-то, что вы не хотите, чтобы «мир» увидел, лучше выбрать другой способ общения.

Использование электронной почты может быть быстрым и эффективным способом доставки сообщения, но сообщения электронной почты также могут быть неверно истолкованы, потеряны и иногда попадают не в те руки. При использовании электронной почты всегда убедитесь, что это лучший способ донести ваше сообщение и что оно написано профессионально.

Дата публикации: 15.08.22

Читайте также: